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Office and Business Communication 🏢

Learning Objectives​

By the end of this lesson, you should be able to:

  1. Use formal and informal communication appropriately
  2. Handle basic office tasks in German
  3. Write simple business emails and messages
  4. Participate in basic meetings
  5. Use office equipment and give/receive instructions
  6. Navigate common workplace situations

1. Office Items and Equipment​

1.1 Basic Office Vocabulary​

German (with article)EnglishPlural FormExample
der Computercomputerdie ComputerDer Computer ist neu.
der Druckerprinterdie DruckerDer Drucker funktioniert nicht.
der Bildschirmmonitordie BildschirmeDer Bildschirm ist zu hell.
die Tastaturkeyboarddie TastaturenDie Tastatur ist kaputt.
die Mausmousedie MäuseDie Maus reagiert nicht.
das Handymobile phonedie HandysDas Handy klingelt.
das Telefontelephonedie TelefoneDas Telefon ist besetzt.
der Scannerscannerdie ScannerDer Scanner ist neu.
Grammar Note

Remember the plural forms - they're essential for office communication! Common patterns:

  • Add -e: der Stift → die Stifte
  • Add -er: das Bild → die Bilder
  • Add -en: die Akte → die Akten
  • Add -s: das Handy → die Handys

1.2 Office Actions and Activities​

drucken
to print
Ich drucke die Dokumente.
speichern
to save
Ich speichere die Datei.
kopieren
to copy
Ich kopiere den Text.
scannen
to scan
Ich scanne den Brief.
senden
to send
Ich sende die E-Mail.
empfangen
to receive
Ich empfange ein Fax.

2. Formal Communication in the Office​

2.1 Addressing Colleagues (Anrede)​

Formal vs. Informal Address

Formal (Sie)

  • With supervisors
  • With new colleagues
  • In meetings
  • With clients
  • In written communication

Informal (du)

  • With close colleagues
  • After being invited to use "du"
  • In casual team settings

2.2 Common Office Phrases​

GermanEnglishUsage
Könnten Sie mir bitte helfen?Could you help me please?Asking for help
Haben Sie einen Moment Zeit?Do you have a moment?Requesting time
Können Sie das bitte ausdrucken?Could you please print this?Asking for printing
Wo finde ich...?Where can I find...?Asking for location
Entschuldigung, störe ich?Excuse me, am I disturbing?Being polite

3. Phone Communication (Telefonkommunikation)​

3.1 Professional Phone Greetings​

Standard Business Phone Calls
🏢
[Firma] Müller, guten Tag. Mein Name ist [Name].
[Company] Müller, hello. My name is [Name].
🏢
Guten Tag, hier ist [Name] von [Firma].
Hello, this is [Name] from [Company].

3.2 Important Phone Phrases​

GermanEnglishUsage
Einen Moment, bitte.One moment, please.Asking caller to wait
Ich verbinde Sie.I'll connect you.Transferring calls
Der Anschluss ist besetzt.The line is busy.Line busy
Kann ich Ihnen helfen?Can I help you?Offering assistance
Können Sie das buchstabieren?Can you spell that?Asking for spelling

3.3 Phone Example Dialogue​

🏢
Schulz GmbH, guten Tag. Mein Name ist Weber.
Schulz GmbH, hello. My name is Weber.
📞
Guten Tag, hier ist Schmidt von der Firma Tech AG. Ich hätte gerne Herrn Müller gesprochen.
Hello, this is Schmidt from Tech AG. I'd like to speak with Mr. Müller.
🏢
Tut mir leid, Herr Müller ist gerade in einer Besprechung. Kann ich ihm etwas ausrichten?
I'm sorry, Mr. Müller is in a meeting right now. Can I take a message?
📞
Ja, bitte. Er soll mich wegen des Termins am Mittwoch zurückrufen.
Yes, please. He should call me back about Wednesday's appointment.

4. Email Communication​

4.1 Email Structure​

Standard German Business Email Format

  1. Betreff (Subject)

    • Clear and concise
    • Start with capital letter
    • No period at the end

  2. Anrede (Greeting)

    • Sehr geehrte Frau [Name],
    • Sehr geehrter Herr [Name],
    • Sehr geehrte Damen und Herren,

  3. Email-Körper (Body)

    • Clear paragraphs
    • Formal language
    • Professional tone

  4. Grußformel (Closing)

    • Mit freundlichen Grüßen
    • Beste Grüße
    • Viele Grüße

4.2 Common Email Phrases​

GermanEnglishUsage
Ich hoffe, es geht Ihnen gut.I hope you are well.Polite opening
Vielen Dank für Ihre E-Mail.Thank you for your email.Acknowledging receipt
Bezugnehmend auf Ihre Anfrage...Regarding your inquiry...Referencing previous contact

5. Meetings and Appointments​

5.1 Meeting Vocabulary​

die Besprechung
the meeting
Die Besprechung beginnt um 9 Uhr.
der Termin
the appointment
Ich habe heute drei Termine.
die Tagesordnung
the agenda
Die Tagesordnung hat fünf Punkte.
das Protokoll
the minutes
Wer schreibt das Protokoll?

5.2 Scheduling Phrases​

❓
Wann passt es Ihnen?
When would it suit you?
💬
Ich kann am Montag um 14 Uhr.
I can do Monday at 2 PM.
❓
Können wir den Termin verschieben?
Can we reschedule the appointment?
💬
Ja, nächste Woche wäre besser.
Yes, next week would be better.

Here's Part 3 of the office communication lesson, focusing on interactive exercises and practice activities:

6. Interactive Exercises 🎮​

6.1 Office Vocabulary Practice​

Choose the correct article

💻Computer
📄Formular
📱Handy
💼Aktentasche
🖨️Drucker

6.2 Phone Conversation Practice​

6.3 Email Writing Exercise​

6.4 Office Situations Role-Play​

Practice these common office situations with a partner:

  1. Situation: Printer Problems
    • Person A: Ask for help with the printer
    • Person B: Explain how to fix the paper jam
A: Entschuldigung, können Sie mir helfen? Der Drucker funktioniert nicht.
B: Ja, natürlich. Was ist das Problem?
A: Ich glaube, das Papier ist eingeklemmt.
B: Ah, ich zeige Ihnen, wie man das behebt.
  1. Situation: Meeting Schedule
    • Person A: Propose a meeting time
    • Person B: Suggest a different time
A: Haben Sie am Montag um 14 Uhr Zeit für eine Besprechung?
B: Leider nicht, da bin ich schon in einem Meeting. Wie wäre es am Dienstag?
A: Dienstag passt gut. Sagen wir 10 Uhr?
B: Ja, perfekt. Danke für die Terminvereinbarung.

7. Practice Activities and Homework​

7.1 Writing Tasks​

  1. Write a formal email requesting a meeting
  2. Create a phone message template
  3. Write responses to three common office requests

7.2 Speaking Practice​

  1. Record yourself answering the phone professionally
  2. Practice the dialogue examples with a study partner
  3. Role-play three office situations

7.3 Vocabulary Building​

  1. Create flashcards for new office vocabulary
  2. Label items in your workspace with German terms
  3. Make a list of common phrases you use at work

8. Additional Resources​

Cultural Notes​

  • Germans typically use formal language (Sie) in business settings until invited to use informal language (du)
  • Punctuality is extremely important in German business culture
  • Written communication tends to be more formal and structured than in some other cultures
  • Office hierarchies are usually clearly defined and respected

Remember: Regular practice is key to mastering office communication! Viel Erfolg! (Good luck!)